Matrice des tâches de gestion de l’information
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Le NBN ISO 19650-2 spécifie les tâches à inclure en matière de gestion de l'information. Ces tâches sont regroupées sous la fonction de gestion de l'information. Le groupe de tâches est réparti entre la partie désignante, le(s) contractant(s) principal/principaux et le contractant. La plupart de ces tâches sont attribuées par désignation. Cela signifie que certaines tâches devront donc être reprises plusieurs fois.
Exemple: Dans un appel d'offres classique, la conception et l'exécution seront deux désignations distinctes. Cela signifie que la tâche "établir la matrice de responsabilité de l’équipe de production" devra être effectuée deux fois, car il y aura en réalité deux équipes de production. Donc une fois par l'équipe de conception et une fois par l'équipe de construction. Après tout, il s'agit aussi d'autres responsabilités.
Les tâches qui, selon la norme, appartiennent à la partie désignante sont attribuées par celle-ci au sein de l’organisation ou à des tiers pour le premier appel d'offres. Les tâches qui appartiennent au contractant principal sont attribuées par celui-ci lors de sa soumission. De cette manière, la plupart des tâches de la fonction de gestion de l’information sont clairement attribuées au début du projet.
Il est fondamental de comprendre que les tâches de gestion de l'information concernent toute l'information, que nous appelons le modèle d'information. Ce modèle d'information peut donc être constitué de données structurées ou non structurées consistant en une combinaison d'informations géométriques, d'informations alphanumériques et de documentation. Il est essentiel que le secteur de la construction considère l'information comme n'importe quel autre actif (physique), car les décisions et donc les résultats sont basés sur l'information. C'est pourquoi la gestion de l'information doit être traitée avec la même priorité que la gestion des autres actifs. Les personnes occupant des postes existants qui doivent assumer des tâches liées à la gestion de l'information peuvent être amenés à considérer ces tâches comme secondaires. Cela met en danger le processus de gestion de l'information et ce risque doit être reconnu et couvert.
Ces tâches peuvent être partiellement ou entièrement confiées à un autre partenaire du projet ou à des tiers (experts externes, consultants, etc.). En particulier lorsqu'une partie des tâches est externalisée, il est très important de définir clairement à l'avance les tâches concernées et les responsabilités et droits de décision qui en découlent. Il est vrai que les parties restent responsables (Accountable) des tâches qui leur sont assignées dans le NBN EN ISO 19650, mais la responsabilité de l'exécution de la tâche (Responsable) peut être externalisée.
Lors de l'externalisation de responsabilités à d'autres partenaires du projet, il est important qu'aucun conflit d'intérêts ne survienne.
Exemple : Un client peut confier l'évaluation et l'approbation d'un modèle d'information au bureau d’architecture (contractant principal). Cela signifie que le cabinet d'architectes crée et évalue le modèle d'information. Il est donc recommandé que ces deux activités ne soient pas exercées par la même personne afin d'éviter un conflit d'intérêts. En outre, la neutralité et l'honnêteté s’avèrent être primordiales.
Exemple : Un client qui confie toutes ses responsabilités à un partenaire externe peut exiger que ce dernier inclue dans son dossier de soumission une clause expliquant comment tout conflit d'intérêts sera traité.
Lors de la désignation d'une partie externe, il est important que les bonnes informations soient communiquées à cette partie externe potentielle. Il est préférable de le faire sous la forme d'un appel d'offres distinct avant le vrai appel d'offres du projet. La qualité du dossier de soumission dépend des informations communiquées. Les informations pouvant s’avérer pertinentes sont les suivantes: