NBN EN ISO 19650-2 beschrijft het proces hoe de verschillende projectpartners tijdens ontwerp en uitvoering van een asset met informatie moeten omgaan. Het voorgestelde proces bestaat uit 8 stappen. Elke stap defnieert een reeks activiteiten die moeten worden gerealiseerd, bijvoorbeeld het opmaken van documenten om een goede samenwerking binnen het projectteam te verzekeren.

Hieronder wordt schematisch weergegeven in welke stappen welke partijen informatie dienen aan te leveren of activiteiten dienen te realiseren.

https://whimsical.com/informationmanagementproces-en-partners-DgQArhYm7FjTktnudGEaGv

De verschillende stappen zijn:

1. Evaluatie en behoefte: De opdrachtgevende partij bepaalt waarom hij het project wil uitvoeren. Wat is het doel, welke resultaten en welke informatiespecificaties (zie EIR informatie-uitwisselings-vereisten) horen daarbij?
2. Uitnodiging tot aanbesteding: Op basis van de specificaties vastgelegd in de evaluatie en behoefte, schrijft de oprdrachtgevende partij de aanbesteding uit. In de uitnodiging staat welke informatieleveringen, processen, standaarden en rollen verlangd worden, inclusief criteria voor beoordeling.
3. Antwoord op aanbesteding: Potentiële hoofdopdrachtnemers dienen een offerte in en tonen aan hoe ze aan de behoeften van de opdrachtgevende partij zullen voldoen: : team, tools, processen, controles, kosten, risico’s, enzovoort.
4. Benoeming: Na evaluatie kiest (benoemt) de opdrachtgever een aanbieder die de hoofdopdrachtnemer wordt voor die opdracht. Samen verfijnen zij de contractuele afspraken.
5. Mobilisatie: Het geselecteerde team (hoofdopdrachtnemer en opdrachtnemers) richt de gezamenlijke werkomgeving in (zie CDE Common Data Environment (NL)), zet data­structuren op, zorgt voor software-­afspraken, training en toetsing, zodat iedereen klaar is voor het produceren van informatie.
6. Gezamenlijke informatieproductie: Alle betrokken partners leveren en bewerken informatie, welke indien nodig met elkaar wordt gedeeld. Daarbij voeren ze kwaliteitscontroles en autorisatie­stappen uit. De norm schrijft hiervoor een workflow voor (zie CDE Common Data Environment (NL) en Informatie-uitwisseling).
7. Oplevering van het informatiemodel: Op afgesproken mijlpalen levert het informatieleveringsteam een “Information Model” op: een samenhangend pakket van modellen, data­sets en documentatie dat voldoet aan de behoeften én door de opdrachtgever wordt geaccepteerd (zie ook Informatie-uitwisseling).
8. Projectafsluiting: Tot slot wordt gecontroleerd of alle gevraagde informatie volledig en correct is overgedragen, inclusief as-built-model, metadata en documentatie. De inzichten die tijdens het project zijn opgedaan worden teruggekoppeld (voortschrijdend inzicht).

Het is belangrijk te begrijpen dat er binnen de norm een essentieel verschil is tussen een project en een opdracht. Hieronder wordt dit schematisch weergegeven:

https://whimsical.com/project-en-opdracht-in-het-proces-AKcozZyNdWp6mjmV4nrNfX

Binnen éénzelfde project kunnen verschillende opdrachten bestaan: bijvoorbeeld in een traditionele contractvorm, is er een aparte opdracht voor het ontwerp, en een opdracht voor de uitvoering. Bij een letterlijke toepassing van de norm, worden de processtappen 2 tot en met 7 dan ook per opdracht herhaald. Hieronder wordt schematisch getoond waar deze stappen voorkomen binnen de opdracht ontwerp en de opdracht uitvoering.