De informatie-uitwisselings-vereisten of exchange information requirements (EIR) vormen de fundamentele set van specificaties of vereisten in een project. Het wordt opgemaakt door de opdrachtgevende partij tijdens de uitnodiging tot aanbesteding. Samen met het project-informatie protocol, vormt het EIR de basis voor de opdracht, op basis waarvan de verschillende informatieleveringsteams zich zullen moeten organiseren.
De informatie-uitwisselings-vereisten (EIR) vloeien steeds voort uit de OIR organisatie-informatie-vereisten, de AIR assetinformatie-vereisten en/of de PIR projectinformatie-vereisten.
Onderstaande figuur geeft de relatie weer tussen deze vereisten.
De onderlinge relaties tussen de verschillende informatie-vereisten en informatiemodellen (gebaseerd op ISO 19650-1, Figure 2)
De OIR organisatie-informatie-vereisten , AIR assetinformatie-vereisten en PIR projectinformatie-vereisten moeten volgens de ISO 19650 niet noodzakelijk als afzonderlijke documenten opgesteld worden. Bovenstaande figuur illustreert vooral een denkproces waarbij men steeds start bij de doelstellingen en vereisten van de organisatie en asset management, om deze vervolgens verder te verfijnen en/of aan te vullen in functie van het project en de verschillende opdrachten.
De OIR legt de high-level informatie-vereisten vast die nodig zijn voor het gehele portfolio van assets van een organisatie. Deze informatie-vereisten zijn gebaseerd op noden van verschillende afdelingen binnen de organisatie, ook afdelingen zoals HR, IT… De OIR is per definitie organisatie-breed en bijgevolg niet project-specifiek.
Op basis van deze OIR definieert men vervolgens de project- of asset-specifieke informatie-vereisten. Dit gebeurt steeds in functie van de aard van het project en wordt vastgelegd in respectievelijk de PIR en/of AIR. De PIR en AIR worden vervolgens op hun beurt verder gedestilleerd tot de EIR, waarbij men de informatie-vereisten vastlegt op het niveau van de opdracht.
Bovenstaand proces verzekert dat de informatie-vereisten die aan de (kandidaat-)opdrachtnemers gesteld worden steeds te herleiden zijn naar een overkoepelende informatie-vereisten van de organisatie.
De te volgen en vereiste Informatieproductiemethoden en -procedures en informatiestandaard worden door de opdrachtgevende partij voor het gehele project beschreven. Deze worden per opdracht gecommuniceerd naar het informatieleveringsteam door ze toe te voegen aan de EIR, al dan niet als bijlage.
Hierbij gebeurt eventueel een filtering, waarbij enkel de (project-specifieke) informatieproductiemethoden en -procedures en de (project-specifieke) informatiestandaard van toepassing op de opdracht zullen worden opgenomen.
<aside> 💡
Het is dus belangrijk om te begrijpen dat de project informatieproductiemethoden en -procedures en de project informatiestandaard op projectniveau worden bepaald, waarna de relevante clausules aan de EIR worden bijgevoegd specifiek aan elke opdracht.
</aside>
Overzichtstabel van informatiebeheerstaken die gerelateerd zijn aan de EIR, zie ‣ (bron: ISO 19650-2)