mobilisatieplan en mobilisatie
https://whimsical.com/informatiebeheersdocumenten-timeline-8x5Nnp7Dwz9gTr5yXcQS88
Het mobilisatieplan wordt opgesteld door de hoofdopdrachtnemer tijdens zijn antwoord op aanbesteding. Het maakt deel uit van het antwoorddossier en kadert dus ook in de geest van dit antwoord, namelijk: het informeren van de opdrachtgevende partij over hoe het informatieleveringsteam de opdracht zal aanpakken. Meer specifiek is het mobilisatieplan een voorbereiding voor de mobilisatie zelf die volgt na selectieprocedure voor de opdracht. Het dus ook de bedoeling om eventuele risico’s te identificeren zodat bijkomende maatregelen kunnen worden genomen. Het verplicht met andere woorden de potentiële hoofdopdrachtnemer om goed na te denken over hoe ze aan de opdracht zullen tegemoetkomen.
De NBN EN ISO 19650-2 schrijft voor dat het mobilisatieplan de aanpak, timing en verantwoordelijkheden moet beschrijven omtrent de activiteiten in het project, zoals aangeduid in de nevenstaande tabel. Deze activiteiten zijn opgenomen in de template.
| Testen en documenteren van de voorgestelde ‣ eventueel gewijzigd of aangevuld door het informatieleveringsteam |
|---|
| Testen van de informatie-uitwisseling tussen de taakgroepen |
| Testen van de informatielevering aan de opdrachtgevende partij |
| Configureren en testen van het project CDE |
| Configureren en testen van het (gespreide) CDE van het informatieleveringsteam en de verbinding ervan met het project CDE (indien van toepassing) |
| Aanschaffen, implementeren, configureren en testen van aanvullende software, hardware en IT-infrastructuur |
| Ontwikkelen van aanvullende gedeelde middelen die door het informatieleveringsteam moeten worden gebruikt |
| Ontwikkelen en leveren van training (vereiste kennis) aan de leden van het informatieleveringsteam |
| Ontwikkelen en leveren van opleidingen (vereiste vaardigheden) aan de leven van het informatieleveringsteam |
| Aanwerven van extra leden voor het informatieleveringsteam om de vereiste capaciteit te bereiken |
| Ondersteunen van personen en organisaties die zich aansluiten bij het informatieleveringsteam tijdens de aanbesteding |
Onderstaande tabel is een overzicht van de taken gerelateerd aan het mobilisatieplan en mobilisatie volgens NBN EN ISO 19650-2. Het is een subselectie van de informatiebeheer takenmatrix. Verder kunnen de taken die beschreven staan in de template ook worden toegevoegd aan de matrix om zo de taken toe te wijzen aan de verschillende partijen.
https://airtable.com/shrCxg1mF11snBaaa
De template is een hulpmiddel bij het opstellen van een mobilisatieplan en bij de mobilisatie zelf. Het pretendeert niet volledig te zijn, maar illustreert de geest van de aanpak die moet worden gevolgd in het kader van een project waarvoor de toepassing van de ISO 19650 norm is voorgeschreven en waarvoor derhalve moet kunnen worden aangetoond dat de norm is toegepast. Het is geen geheel van instructies die moeten worden gevolgd en het is aan de lezer om het aan te passen aan de specifieke kenmerken van zijn/haar project. Het is mogelijk dat sommige van de daarin beschreven taken niet worden uitgevoerd en dat het eerste gebruik van een systeem in sommige gevallen als een test fungeert, zoals vermeld in het mobilisatieplan. Het is mogelijk dat andere taken moeten worden toegevoegd indien de opdrachtgevende partij bepaalde essentiële elementen niet heeft uitgevoerd. Zo is het bijvoorbeeld gangbaar dat het CDE dat wordt opgezet door de opdrachtgevende partij **niet alle systemen bevat die noodzakelijk zijn om het project te realiseren.
<aside> 💡 De template beperkt zich in scope tot het aanleveren van een mogelijke inhoud voor het mobilisatieplan. Het is aangeraden dat de inhoud van dit document op projectbasis geïmplementeerd wordt aan de hand van bijvoorbeeld de planningstool van het project, een Gantt chart, een rekenblad of andere tools. De activiteiten kunnen een primaire component hebben die tijdens algemene mobilisatie moet worden uitgevoerd en een secundaire component die regelmatig/op verzoek moet worden herhaald (bijvoorbeeld opleiding van het team bij mobilisatie en opleiding van diegenen die zich onderweg bij hen aansluiten).
</aside>
De template bestaat uit een reeks tabellen die verwijzen naar de activiteiten zoals beschreven in NBN EN ISO 19650-2. De meeste tabellen worden ingevuld in twee stappen zoals in onderstaand voorbeeld.
De eerste twee kolommen worden ingevuld tijdens het antwoord op de aanbesteding. Hiermee toont de hoofdopdrachtnemer aan welke tests men van plan is uit te voeren tijdens de mobilisatie. De andere kolommen bevatten informatie met betrekking tot het testen zelf en worden als dusdanig ingevuld tijdens de mobilisatie. De lichtgrijze tekst is enkel een voorbeeld en moet specifiek ingevuld worden in de context van het project.
In de eerste kolom staan de door de opdrachtgevende partij voorgeschreven informatieproductiemethoden en -procedures tijdens de uitnodiging tot aanbesteding, eventueel gewijzigd of aangevuld door het informatieleveringsteam tijdens hun antwoord op de aanbesteding. De andere kolommen worden ingevuld tijdens mobilisatie.
‣ zijn per definitie opdracht-specifiek. Bij het plannen van informatie-uitwisselingen moet er rekening gehouden worden met het feit dat het volledige informatie-uitwisselingsproces moet worden getest: modeluitwisseling, IFC-uitwisseling enz. Het gaat niet enkel over een bestandsoverdracht, maar ook over een informatieoverdracht, inclusief de naamgeving van bestanden, de naamgeving en codering van objecten, de correcte en volledige overdracht van gegevens enz. Het is onwaarschijnlijk dat alle taakgroepen tegelijk gemobiliseerd zullen worden. Het is van belang deze tests te plannen (d.w.z. ze te voorzien en een bepaalde tijd voor de voltooiing ervan te reserveren) telkens wanneer een nieuw taakgroep wordt gemobiliseerd. Dit is een rationele manier om de zogeheten leercurve in het schema op te nemen. In de eerste kolom staan de door de opdrachtgevende partij voorgeschreven informatieproductiemethoden en -procedures tijdens de uitnodiging tot aanbesteding, eventueel gewijzigd of aangevuld door het informatieleveringsteam tijdens hun antwoord op de aanbesteding. De andere kolommen worden ingevuld tijdens mobilisatie.