plan de mobilisation et mobilisation
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Le plan de mobilisation est préparé par le contractant principal lors de soumission. Il fait partie du dossier de réponse au soumission et encadre donc également l'esprit de cette soumission, à savoir: informer la partie désignante sur la manière dont l'équipe de production de l'information abordera le désignation. Plus précisément, le plan de mobilisation est une préparation à la mobilisation elle-même qui suit la procédure de sélection pour l'affectation. Elle vise donc également à identifier les risques éventuels afin de prendre des mesures supplémentaires. En d'autres termes, elle oblige le contractant principal potentiel à réfléchir soigneusement à la manière dont il remplira la désignation.
La norme NBN EN ISO 19650-2 exige que le plan de mobilisation décrive l'approche, le calendrier et les responsabilités concernant les activités du projet, comme indiqué dans le tableau ci-contre. Ces activités sont incluses dans le template.
| Tester et documenter les méthodes et modes opératoires proposés pour les ‣ éventuellement amendés ou complétés par l’équipe de production |
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| Tester les échanges d’informations entre les groupes de travail |
| Tester la transmission des informations à la partie désignante |
| Configurer et tester le CDE du projet |
| Configurer et tester le CDE (distribué) de l’équipe de production et sa connexion avec le CDE du projet (le cas échéant) |
| Acquérir, mettre en œuvre, configurer et contrôler les logiciels, matériels et infrastructures IT supplémentaires |
| Développer des ressources partagées supplémentaires à utiliser par l’équipe de production |
| Développer et assurer l’instruction (connaissances exigées) des membres de l’équipe de production |
| Développer et assurer la formation (aptitudes exigées) des membres de l’équipe de production |
| Recruter de nouveaux membres pour l’équipe de production afin d’atteindre la capacité exigée. |
| Apporter une assistance aux personnes et organisations qui rejoignent l’équipe de production au cours de la désignation. |
Le tableau ci-dessous donne un aperçu des tâches liées au plan de mobilisation et à la mobilisation selon la norme NBN EN ISO 19650-2. Il s'agit d'un sous-ensemble de la matrice de gestion de l'information. En outre, les tâches décrites dans le modèle peuvent également être ajoutées à la matrice afin de répartir les tâches entre les différentes parties.
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Ce document est une aide à la préparation d'un plan de mobilisation et à la mobilisation elle-même. Elle ne prétend pas être exhaustive, mais illustre l'esprit de la démarche à suivre dans le cadre d'un projet pour lequel l'application de la norme ISO 19650 est prescrite et pour lequel il doit donc être possible de démontrer que la norme a été appliquée. Il ne s'agit pas d'un mode d'emploi à suivre et c'est au lecteur de l'adapter aux spécificités de son projet. Certaines des tâches qui y sont décrites peuvent ne pas être exécutées et, dans certains cas, la première utilisation d'un système fait office de test, comme mentionné dans le plan de mobilisation. D'autres tâches peuvent devoir être ajoutées si le commanditaire n'a pas mis en œuvre certains éléments essentiels. Par exemple, il est fréquent que le CDE mis en place par la partie désignante ne comprenne pas tous les systèmes nécessaires à la réalisation du projet.
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Le template se limite à fournir un contenu possible pour le plan de mobilisation. Il est recommandé de mettre en œuvre le contenu de ce document sur la base d'un projet en utilisant, par exemple, l'outil de planification du projet, un diagramme de Gant, une feuille de calcul ou d'autres outils. Les activités peuvent avoir une composante primaire à mettre en œuvre pendant la mobilisation générale et une composante secondaire à répéter régulièrement/à la demande (par exemple, la formation de l'équipe à la mobilisation et la formation de ceux qui la rejoignent en cours de route).
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Le template se compose d'une série de tableaux faisant référence aux activités décrites dans la norme NBN EN ISO 19650-2. La plupart des tableaux sont réalisés en deux étapes, comme dans l'exemple ci-dessous.
Les deux premières colonnes sont complétées lors de la soumission. Avec ceux-ci, le contractant principal montre quels essais il prévoit d'effectuer pendant la mobilisation. Les autres colonnes contiennent des informations relatives à l'essai lui-même et sont remplies en tant que telles lors de la mobilisation. Le texte en gris clair est donné à titre d'exemple et doit être rempli spécifiquement dans le contexte du projet.
La première colonne énumère les méthodes et procédures de production de l'information prescrites par la partie désignante lors de l'appel d'offres, éventuellement modifiées ou complétées par l'équipe de production de l'information lors de sa soumission. Les autres colonnes sont complétées pendant la mobilisation.
Les ‣ sont par définition spécifiques à une désignation. Lors de la planification des échanges d'informations, il faut tenir compte du fait que l'ensemble du processus d'échange d'informations doit être testé : échange de modèles, échange d'IFC, etc. Il ne s'agit pas seulement d'un transfert de fichiers, mais aussi d'un transfert d'informations, notamment la dénomination des fichiers, la dénomination et le codage des objets, le transfert correct et complet des données, etc. Il est peu probable que tous les groupes de travail soient mobilisés en même temps. Il est important de planifier ces tests (c'est-à -dire de les prévoir et de réserver un certain temps pour leur réalisation) chaque fois qu'un nouveau groupe de travail est mobilisé. Il s'agit d'une manière rationnelle d'intégrer la "courbe d'apprentissage" dans le calendrier. La première colonne énumère les méthodes et procédures de production de l'information prescrites par la partie désignante lors de l'appel d'offres, éventuellement modifiées ou complétées par l'équipe de production de l'information lors de sa soumission. Les autres colonnes sont complétées pendant la mobilisation.