Les exigences d'échange d'informations ou exchange information requirements (EIR) représentent l'ensemble fondamental de spécifications ou d'exigences dans le cadre d’un projet, et sont préparées par la partie désignante lors de l'appel d'offres. Avec le protocole d'information du projet, l'EIR constitue le fondement du contrat, sur la base duquel les différentes équipes de production d'informations doivent s'organiser.
Les exigences d'échange d'informations (EIR) découlent toujours des OIR exigences d’information de l’organisation, des AIR exigences d’information d’actif et/ou des PIR exigences d’information du projet.
La figure ci-dessous illustre la relation entre ces exigences.
Les relations entre les différentes exigences en matière d'information et les modèles d'information (basées sur la norme ISO 19650-1, figure 2)
Selon la norme ISO 19650, les OIR exigences d’information de l’organisation, les AIR exigences d’information d’actif et les PIR exigences d’information du projet ne doivent pas nécessairement être élaborées sous forme de documents distincts. La figure ci-dessus illustre principalement un processus de réflexion où l’on part systématiquement des objectifs et des exigences de l'organisation ainsi que de la gestion des actifs, pour ensuite les affiner ou les compléter en fonction du projet et des différentes désignations.
L'OIR définit les exigences d'informations de haut niveau nécessaires pour l'ensemble du portefeuille d'actifs d'une organisation. Ces exigences d'informations sont basées sur les besoins des différents départements de l'organisation, y compris les départements tels que HR, IT ... Le OIR est par définition valable pour l'ensemble de l'organisation et n'est donc pas spécifique à un projet.
À partir de cet OIR, on détermine les exigences d’informations spécifiques au projet ou à l'actif. Cette étape est toujours réalisée en fonction de la nature du projet et est consignée respectivement dans le PIR et/ou le AIR. Ensuite, le PIR et le AIR sont synthétisés dans l'EIR, où les exigences d'informations sont définis au niveau des désignations.
Le processus ci-dessus garantit que les exigences d'informations imposées aux (candidats-)contractants peuvent toujours être retracées jusqu'aux exigences d'informations globales de l'organisation.
Les Méthodes et procédures de production de l’information et la norme d’information à respecter et à exiger sont définies par la partie désignante pour l'ensemble du projet. Elles sont ensuite transmises à l'équipe de production pour chaque mission, en les intégrant à l'EIR, que ce soit sous forme d'annexe ou non.
Cela peut nécessiter un filtrage, afin que seules les méthodes et procédures de production de l'information (spécifiques au projet), ainsi que la norme d’information (spécifique au projet) applicable à la désignation, soient incluses.
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Il est donc important de comprendre que les méthodes et procédures de production de l’information du projet ainsi que la norme d’information du projet sont définies au niveau du projet, après quoi les clauses pertinentes sont ajoutées à l’EIR, spécifiquement pour chaque désignation.
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Tableau résumé des tâches de gestion de l'information liées à l’EIR,voir ‣ (source : ISO 19650-2)
Tableau résumé des tâches de gestion de l'information liées à l’EIR,voir ‣ (source : ISO 19650-2)